De tools voor een goed video conferencing systeem

Een meeting met meerdere mensen op verschillende locaties terwijl je praat via een device leek tot een aantal decennia geleden nog ondenkbaar. Al helemaal het idee dat je elkaar kon zien tijdens een telefoongesprek was niet te bevatten. Video conferencing is vandaag de dag de normaalste zaak ter wereld en wordt in veel organisaties gebruikt. De voordelen en beste tools van video conferencing vind je in dit blogartikel.

Video conferencing wordt veelal zakelijk ingezet en kan meerdere voordelen bieden. Doordat video conferencing steeds populairder wordt, zijn er verschillende aanbieders die video conferencing aanbieden, maar allemaal net even anders. In dit blogartikel kom je meer te weten over:

• Wat is video conferencing?
• Voordelen van video conferencing
• Welk video conference systeem past bij jouw organisatie?

Weten hoe video conferencing jouw organisatie kan verrijken? Onze specialisten geven graag advies op maat!

Lees verder onder de afbeelding

Wat is video conferencing?

Bij video conferencing vindt er een gesprek plaats tussen twee of meer deelnemers die allebei verschillende apparaten gebruiken om hun audio- en videodata te versturen. Als het professioneel wordt aangepakt zijn er speciaal ingerichte vergaderruimtes waarin het lijkt alsof gesprekspartners tegenover elkaar plaatsnemen aan een vergadertafel. Het kan ook zijn dat deelnemers vanuit een kantoor- of privéruimte deelnemen aan een video conferencing.

Voordelen van video conferencing

Video conferencing heeft een aantal voordelen. Al helemaal als je video conferencing vergelijkt met een fysieke meeting en een conference call.

Effectieve communicatie

Bij een fysieke meeting zie je elkaar, maar toch is dat niet het belangrijkste van een meeting. Het doel van een meeting is bijna altijd het delen van informatie met anderen. Video conferencing is hier een uitstekend middel voor. Daarnaast heb je de optie om direct documenten en media met elkaar te delen. Ook kan je het gesprek makkelijk opnemen en terugkijken.

Efficiënt omgaan met tijd en geld

Een fysieke meeting met medewerkers, partners of klanten betekent vaak dat meerdere personen moeten reizen om op de bestemming van de meeting te komen. Dit kost niet alleen tijd, het kost vaak ook extra geld. Deze kosten kunnen gedrukt worden met video conferencing.

Betere besluitvorming

Een groot deel van onze communicatie is non-verbaal. Het is voor mensen belangrijk om oogcontact te hebben en lichaamstaal waar te kunnen nemen om emoties te interpreteren. Bij een conference call (zonder video optie) is het daarom moeilijk om goede besluiten te nemen. Video conferencing maakt het mogelijk om informatie te interpreteren waardoor je uiteindelijk een betere beslissing kan maken.

Productiviteit

Een video conference kan op ieder moment van de dag worden gehouden. Het is slechts een korte onderbreking van een werkdag. Bovendien is er minder afleiding aangezien men er niet naar toe hoeft te reizen of in een vreemde omgeving zit. De meeting is ook vaak korter en iedereen kan direct na het videogesprek weer aan het werk gaan om de uitkomsten van de video conference te implementeren.

Welk video conference system past bij jouw organisatie?

Tooling kan helpen om video conferencing een succes te maken. Het is belangrijk om een besluit te maken welke tool je gebruikt voor online vergaderen. Daarnaast moet je ervoor zorgen dat iedereen deze tool installeert op zijn of haar mobiele device. We lichten een aantal tools toe die je kan gebruiken voor video conferencing.

Een platform van Microsoft dat videobellen mogelijk maakt is Microsoft Teams. In dit platform zijn alle communicatievormen geïntegreerd in één app. In deze app zit een chat, aanwezigheidsinformatie, video conferencing, telefoon en de optie om documenten te delen. Met Teams kunnen werknemers efficiënt werken vanuit een plek.

De uitgebreide chatdienst van Google, waar je ook mee kan videobellen, is Google Hangouts. Deze app kan je gebruiken voor teammeetings of één-op-één. Het is een goede optie voor online vergaderen, maar er kunnen maximaal 10 personen tegelijkertijd deelnemen aan een videogesprek.

Een van de voorlopers van videobellen is Zoom. Dit platform biedt goede audio- en videofunctionaliteiten. Alleen al met de gratis versie van zoom is het mogelijk om 100 deelnemers toe te voegen aan een gesprek. Bovendien zijn er goede mogelijkheden om je scherm te delen.

De app WebEx van Cisco is vergelijkbaar met Zoom, omdat het makkelijk is om met interne en externe deelnemers te videobellen. Je kunt WebEx koppelen met je mail en agenda en op deze manier gemakkelijk afspraken inplannen.

Met de app Whereby kan je gemakkelijk een videogesprek houden met collega’s. De app is gemakkelijk in gebruik en je hoeft nergens in te loggen. Maximaal met 8 mensen kan je tegelijk videobellen. Het nadeel is dat je geen gesprekhistories kan terugvinden, omdat je niet verbonden bent aan een account.

Een goede tool voor vergaderen op afstand is Starleaf. Om samenwerken op elke plek en moment te faciliteren kan de video conferencing van Starleaf worden ingezet. Een groot voordeel van Starleaf is dat de tool compatible is met andere video conferencing tools. Andere conferencing tools hebben vaak moeite om verbinding te leggen met bijvoorbeeld Skype, maar Starleaf doet dit moeiteloos. Op deze manier heb je als gebruiker dus alle vrijheid om af te spreken met wie, wanneer en waar je maar wilt.

Starleaf beveiligt jouw dataverkeer goed. Starleaf maakt daarnaast gebruik van meerdere datacentra ter wereld. Bovendien is het een laagdrempelig en gebruiksvriendelijk systeem dat tegen een gunstige prijs aangeschaft kan worden.

Wil je weten welke vergadertools bij jouw organisatie passen? Neem dan contact met ons op.