Hoe je effectief kunt vergaderen op afstand

30 augustus 2019 | Dave Loohuis
Hoe je effectief kunt vergaderen op afstand

Tegenwoordig is het niet meer nodig om fysiek bij elkaar te komen als je wilt vergaderen. Toch is het soms nog lastig om een vergadering op afstand succesvol te maken. In dit artikel bespreken we tips en tools die het mogelijk maken om van vergaderingen op afstand wél een succes te maken.

Je kent het scenario wel, niemand heeft tijd om naar één plek te reizen voor een vergadering dus is er een conference call of video call ingepland. Je probeert nog even snel een rustig plekje te vinden voordat je begint, maar eenmaal bezig valt er een collega weg en begint het beeldscherm te haperen. Technologie kan een spelbreker zijn en dit is niet bevorderlijk voor je concentratie tijdens de meeting.

Hoe kan vergaderen op afstand nou beter? In dit artikel bespreken we belangrijke ontwikkelingen die een vergadering op afstand kan verbeteren. Ook bieden we je tips en tools die ervoor zorgen dat jouw toekomstige conference- of video call wél een succes wordt. In deze volgorde worden de items besproken:

● Toekomstige ontwikkelingen die vergaderen op afstand beter maken

● Tips hoe je zelf een begin kunt maken met je team

● Oplossingen in tools

Weten hoe de digitalisering jouw organisatie kan verrijken? Onze specialisten geven graag advies op maat!

Ik wil graag een adviesgesprek

Lees verder onder de afbeelding

vergaderen op afstand

 

Ontwikkelingen die vergaderen op afstand beter gaan maken

Er zijn meerdere ontwikkelingen die vergaderen op afstand mogelijk maken. Benieuwd welke dat zijn? Hieronder lichten we diverse toe:

Beter netwerk

Het 5G-netwerk is een van de ontwikkelingen die het vergaderen op afstand beter gaat maken in de toekomst. Het 5G-netwerk zorgt ervoor dat mobiel communiceren veel sneller gaat en minder vertraging oplevert, dus geen collega’s in pixels meer tijdens het videobellen. De VS, Zwitserland en Zuid-Korea hebben al volledige dekking van het 5G-netwerk, maar in 2020 zal er mogelijk ook een volledige 5G-dekking in Nederland zijn.

Ruimte voor virtual reality

Als er een beter netwerk is, dan betekent dit automatisch dat er meer ruimte is voor toepassingen die meer data vergen. Denk bijvoorbeeld aan virtual of augmented reality. Deze toepassingen maken een vergadering op afstand een stuk persoonlijker. Toch staan deze ontwikkelingen nog in de kinderschoenen en zijn er momenteel nog geen bekende tools die dit aanbieden.

Hoe je zelf en met je team een begin kunt maken

● Ongestoorde werkplek

Het is belangrijk dat je op een rustige plek gaat zitten voordat je met de vergadering op afstand begint. Zorg ervoor dat de kans klein is dat je wordt gestoord, sluit bijvoorbeeld de ruimte af en laat anderen weten dat je in een vergadering gaat.

● Volledige focus

Uit onderzoek blijkt dat 82% van de mensen die deelnemen aan een conference call met niet-gerelateerde zaken bezig zijn. De centrale boodschap hier is: laat je niet afleiden door social media of je mail en ga ook geen video’s kijken als je goed wilt deelnemen aan het gesprek.

● Duidelijke rollen in het gesprek

Het is belangrijk om een voorzitter te hebben tijdens het gesprek die aangeeft wanneer het gesprek begint, welke onderwerpen aan bod komen en wie waarvoor verantwoordelijk is tijdens het gesprek. Ook is het handig om een notulist te hebben, of het gesprek op te nemen. Op deze manier weet je later nog welke punten zijn besproken.

● Meet af en toe ook in real life

Vergaderingen op afstand schelen tijd en kosten, maar het is ook goed om af en toe in het echt af te spreken. Vergaderen in ‘real life’ draagt bij aan het teamgevoel en maakt het mogelijk om non-verbale uitingen te interpreten. Bovendien blijkt uit onderzoek dat real life vergaderingen 75% hogere impact hebben dan virtuele vergaderingen of telefoon vergaderingen.

Oplossingen voor vergaderen op afstand in tools

Bij HCS bieden we verschillende oplossingen die het mogelijk maken om vergaderen op afstand een succes te maken. Denk hierbij aan onze tools Skype for business en Starleaf.

Skype for business

Werken in de cloud heeft allerlei voordelen die passen bij het flexibele en mobiele werken van nu, ook het vergaderen op afstand. Via Office365 bieden wij Skype for business aan voor zakelijke partijen. Deze tool maakt het mogelijk om conference - en video calls soepel te laten verlopen en optimaal samen te werken met anderen. Bovendien zit er ook een chat-functie bij de tool, die samenwerken gedurende de hele dag mogelijk maakt.

Starleaf voor video conferencing

Wil je vergaderen op afstand, maar wel met een video optie? Dan is Starleaf dé optie voor jouw organisatie. Met Starleaf kan je op elk moment en vanaf elke plek vergaderen met anderen. Als je vergaderpartner geen Starleaf heeft kan je alsnog met hem of haar praten. Dit komt omdat Starleaf compatible is met andere videotools. Starleaf is gebruiksvriendelijk en datacenters over de hele wereld verzekeren jou van een goede beveiliging.

De combinatie van een sterk netwerk, goede voorbereiding en de juiste tools maken het mogelijk om vergaderen op afstand een succes te maken.

Wil je weten welke vergadertools bij jouw organisatie passen? Neem dan contact met ons op.

Ik wil graag een adviesgesprek