Werken in de Cloud: dit zijn de voor- én nadelen

Werken in de Cloud biedt talloze voordelen. Zo ben je niet meer gebonden aan 1 werkplek, werk je eenvoudig samen op afstand én heb je via elk wenselijk device altijd toegang tot je bestanden. Maar het heeft ook nadelen. Welke dat zijn en hoe je op een veilige manier naar de Cloud migreert, lees je hier.

Niemand zit te wachten op een lokale server die niet werkt of erger, volledig crasht. Werknemers kunnen niet meer (volledig) werken en belangrijke data zijn beschadigd of zelfs voorgoed verloren. Bij een flinke storing van een lokale server kunnen de kosten al snel oplopen naar zo’n €20.000,- voor een middelgroot bedrijf. En dan hebben we het nog niet eens over mogelijke imagoschade en klantenuitstroom…

Er dreigt geen dataverlies of langdurige storing als je in de Cloud werkt, ook wel Cloud computing genoemd. Maar wat houdt werken in de Cloud precies in?

Wat is werken in de Cloud?

Vroeger kon je gegevens, apps en software enkel beheren en opslaan op fysieke locaties. Maar tegenwoordig kiezen steeds meer organisaties voor een externe, online opslag in de Cloud. Alleen al om het flexibele en mobiele werken aan werknemers aan te kunnen bieden.

De Cloud is, net als en wolk, niet tastbaar. De server is immers verplaatst van een fysieke locatie naar het internet, waarop gebruikers inloggen op afstand. Dit betekent dat hardware – zoals externe harde schijven – overbodig zijn. Daarbij behoren het updaten van software en investeren in extra opslagcapaciteit tot het verleden.

Overweeg je een migratie naar de Cloud? Dan ben je ongetwijfeld benieuwd naar hoe het werkt en wat de voordelen zijn.
Wij helpen je graag, want bij HCS vraag je een gratis demo aan!

Nadelen cloud

Maar eerlijk is eerlijk: werken in de Cloud brengt ook nadelen met zich mee. Wij vertellen je welke nadelen het zijn en wat je kunt doen om ze te voorkomen.

Afhankelijk van externe factoren

Als je werkt in de Cloud, ben je afhankelijk van 2 externe én cruciale factoren: de netwerkverbinding en de leverancier.

Netwerkverbinding
Alles valt en staat met een goede netwerkverbinding want zonder internet functioneert de Cloud niet. Valt de verbinding weg door een internetstoring of neemt de snelheid (bandbreedte en reactiesnelheid) af? Dan heeft het direct impact op je werkzaamheden.

Tip! Realiseer een dubbele verbinding op de werkvloer, het liefst van 2 verschillende providers. Dan heb je bij een internetstoring altijd een back-up.

De Cloudleverancier
Naast de verbinding ben je ook afhankelijk van de Cloudleverancier. Technische problemen zijn vaak niet zelfstandig op te lossen zoals bij lokale systemen. In plaats daarvan kun je enkel een klacht indienen, wachten en hopen dat de leverancier het probleem zo snel mogelijk verhelpt.

Bedenk daarom goed welke leverancier je je apps, bestanden en data toevertrouwt. Stel hierbij de volgende vragen:

• Vertrouw ik de (technische) betrouwbaarheid van de dienst en leverancier?
• Garandeert de leverancier bedrijfscontinuïteit bij bijvoorbeeld storing of defecten?
• Hoe zit het met de verschillen in wetgeving omtrent data tussen Europa en de Verenigde Staten? Hierover lees je meer bij ‘verschillen in wetgeving’.
  

Extra aandacht vereist op het gebied van privacy en veiligheid

Privacy en veiligheid zijn een belangrijke aspecten bij Cloud computing. Dan gaat het met name om de vertrouwelijkheid van de gegevens.

Verschillen in wetgevingen

Voor bepaalde bedrijven is het niet toegestaan om hun gegevens buiten Nederland op te slaan. Denk aan Nederlandse banken. Niet alle Cloudleveranciers kunnen hieraan voldoen, omdat de data bijvoorbeeld worden opgeslagen op Amerikaanse servers.

Controleer daarom altijd wáár de Cloudleverancier de bedrijfsgegevens bewaart.

Bescherming van (persoons)gegevens

Als organisatie ben je verantwoordelijk voor de bescherming van (persoons)gegevens in de Cloud. Hiervoor moet je intern passende maatregelen nemen om verlies en onrechtmatig gebruik te voorkomen. Daarnaast dien je ook afspraken te maken met de Cloudleverancier zodat deze maatregelen ook bij hen van kracht zijn.

Tip! Verlaat een werknemer de organisatie? Zorg er dan voor dat hij of zij geen toegang meer heeft tot de Cloud door het account te verwijderen en/of wachtwoorden te veranderen.

Moeilijk(er) om over te stappen naar een andere leverancier

Realiseer dat er momenteel standaarden ontbreken voor Cloud computing. Daarom is het moeilijk om over te stappen naar een andere Cloudleverancier en de data naar een andere omgeving te migreren. Hierbij kunnen data verloren gaan.

Het gevoel om altijd bereikbaar te moeten zijn

Hoewel het fijn is om altijd en overal te kunnen werken, neemt het ook risico’s met zich mee. Bijvoorbeeld wanneer de scheidslijnen tussen werk en privé beginnen te vervagen en werknemers het gevoel krijgen dat zij altijd bereikbaar moeten zijn.

Maak daarom duidelijke afspraken met je werknemers, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is en wat er van hem of haar wordt verwacht. Spreek bijvoorbeeld met elkaar af om na een bepaalde tijd niet te appen of te mailen, maar de berichten op te sparen voor de volgende werkdag. Stel ook regels die gepaard gaan met thuiswerken:

• Mag de werknemer huishoudelijke klusjes uitvoeren tussen de bedrijven door en zo ja, wanneer wordt de tijd ingehaald?
• Wat zijn de gevolgen als de kwantiteit en/of kwaliteit van het werk verminderd?

Voordelen cloud

Tegenover de nadelen – die je gelukkig kunt voorkomen – staan vooral veel voordelen.

Besparing op kosten

Je bespaart op kosten zodra je overstapt van lokale hosting naar Cloud diensten zoals Office365 voor bedrijven. Je hoeft namelijk niet meer te investeren in de onderhoud van je eigen servers, software of hardware. In plaats daarvan huur je de benodigde servercapaciteit van Cloudleveranciers tegen een laag bedrag. Dit is mogelijk omdat leveranciers hun diensten op grote schaal aanbieden en hun capaciteit over meerdere klanten verdelen.

De hoogte van de huurprijs hangt af van je verbruik. Daarom heb je de mogelijkheid om op- of af te schalen wanneer nodig. Heb je bijvoorbeeld (tijdelijk) extra werknemers in dienst of gaat het een tijdje iets minder goed met je bedrijf? Dan kun je de hoeveelheid capaciteit aanpassen met slechts één telefoontje.

Maar ook door papierloos te werken, bespaar je flink wat kosten.

Onafhankelijk van hardware

Je hebt geen zware PC nodig om je server op te laten draaien en bent daardoor niet afhankelijk van hardware. Natuurlijk heb je wel een laptop nodig om op te werken, maar deze hoeft niet over dezelfde capaciteiten te beschikken als de PC waarop de lokale servers draaiden.

Daarnaast hoef je niet te investeren in prijzige noodservers, voor het geval er iets gebeurt met het systeem.

Het gemak van automatisering

Softwarelicenties vernieuwen, updates (handmatig) bijwerken en bijhouden van de technische kennis om veiligheid te waarborgen… Dat hoeft gelukkig niet als je in de Cloud werkt! Cloud computing gebruikt namelijk online software die automatisch wordt bijgewerkt door de leverancier. Dat scheelt jou weer tijd en geld, die je kunt investeren in andere belangrijke zaken.

Altijd en overal online (samen)werken

Vaststaan in de file, vertraging met het OV of verplicht thuisblijven vanwege hevige sneeuwval. Deze onvermijdelijke situaties hebben tot gevolg dat werknemers verlaat (en wellicht minder gemotiveerd en productief) aan het werk gaan. Daarom is het fijn om op dat soort momenten vanuit huis te kunnen werken.

Met Cloud computing wordt eenvoudig elke woonkamer, bibliotheek of koffietent tot een werkplek getransformeerd. De werknemer bepaalt zelf waar hij werkt want hij heeft altijd en overal toegang tot alle gegeven en toepassingen. Daarnaast is hij niet afhankelijk van device en kan hij gelijktijdig met collega’s in hetzelfde document werken, terwijl al chattend wijzigingen worden doorgevoerd.

GEGARANDEERD EEN VEILIGE OPSLAG VOOR AL JE BELANGRIJKE GEGEVENS

Een goed ingerichte Cloudomgeving vermindert het risico op datalekken. Data staan niet lokaal opgeslagen op hardware zoals harde schijven of laptops, maar worden ondergebracht in een beveiligd datacenter waar meerdere Cloudservers draaien. Een gestolen laptop leidt niet automatisch tot een datalek, want een dief heeft ook inloggegevens nodig om de Cloudomgeving te openen. Gaat een laptop kapot? Dan log je op een ander device in om verder te gaan waar je was gebleven.

Daarnaast is de kans klein dat hackers en virusbouwers binnendringen. Je mag er immers vanuit gaan dat Cloudleveranciers voortdurend hun beveiliging optimaliseren.

Wil jij met je organisatie werken in de Cloud? Wij helpen je graag!
Onze specialisten realiseren een eenmalige én veilige migratie van al jouw belangrijke gegevens en software, zodat je direct aan de slag kunt!
Vraag vrijblijvend een demo aan.