Door papierloos te werken behoud je het overzicht op kantoor. Je raakt geen belangrijke documenten kwijt en de eindeloze zoektochten door de hoge stapels papier zijn verleden tijd. Dat klinkt waarschijnlijk als muziek in de oren… Maar is het haalbaar voor jouw organisatie?
We lezen het laatste nieuws via apps, vullen onze belastingaangiftes online in en boeken vliegtickets in slechts enkele muisklikken, die vervolgens in onze smartphones worden geladen. Hier komt geen papier aan te pas! Daarom is ook papierloos werken een steeds realistischer doel sinds de opkomst van digitalisering.
Al sinds de jaren ‘90 wordt een papierloos kantoor als dé toekomst gezien (ja, dat is inderdaad al meer dan 20 jaar geleden). Toch printen we nog regelmatig documenten uit en worden contracten met een pen ondertekend… Waarom werken we nog steeds niet volledig zonder papier, want er zijn toch enkel voordelen te benoemen?
Dat klopt, maar het lijkt erop dat het gewoontedier in ons er een stokje voor steekt. Volgens Richard Randall van The Central Penn Business Journal bieden we automatisch weerstand tegen deze (te trage) ontwikkeling. Daarnaast profiteren we niet volledig van de digitalisering… want wist je dat belangrijke e-mails vaak worden uitgeprint om ze vervolgens in mappen te archiveren? Gemiddeld wordt er zo’n 195 kilo papier per persoon verbruikt op jaarbasis – voornamelijk afkomstig uit het bedrijfsleven.
Is het dan onmogelijk om een paperless office te beginnen? Nee, je richt processen zelfs beter en efficiënter in als je geen papier gebruikt. Je hebt alleen de juiste soft- en hardware nodig én een goede implementatie. Maar voor we daarop ingaan, zetten wij alle voordelen van papierloos werken op een rij.
Zoals eerder genoemd, biedt papierloos werken talloze voordelen. Wij hebben de belangrijkste redenen voor jou op een rij gezet.
Geen papier betekent geen afhankelijkheid van plaats en tijd! Je kunt werken waar je wil: op je werkplek, thuis, onderweg of misschien zelfs in een gezellig café terwijl je je favoriete koffie bestelt. Alle documenten zijn namelijk digitaal en op afstand beschikbaar. Ook verklein je de kans op het verlies ervan.
Wist je dat het organisaties ruim 100 euro kost om een verloren document op te sporen? Moet je nagaan hoeveel het kost om een document opnieuw op te stellen…
Met geautomatiseerde processen verwerken organisaties informatie en documenten zonder tussenkomst van medewerkers. Hierdoor wordt de kans op fouten door menselijk handelen aanzienlijk verkleind. Je kunt bijvoorbeeld de invoer van belangrijke gegevens standaardiseren. Op die manier creëer je eenduidigheid en voorkom je dat je belangrijke gegevens vergeet.
Niet alleen voorkom je fouten door menselijk handelen. Je verhoogt ook de snelheid van het verwerken van informatie en documenten. Zo kun je bestellingen in een handomdraai verwerken, facturen moeiteloos versturen en notulen met één druk op de knop met collega’s delen. Daarnaast houd je meer tijd over voor taken die meer business genereren.
Door te werken in de Cloud ben je niet meer afhankelijk van je werkplek. Je hebt namelijk altijd en overal toegang tot alle benodigde documenten, vanaf elk gewenst device. Afspraak met een klant bij een restaurant? Geen probleem want alles wat je nodig hebt, staat online. En met de juiste software, kun je zelfs op afstand met je collega’s vergaderen. Ook fijn als iemand langdurig thuis is maar niets wil missen.
Misschien vind je het best spannend om gevoelige informatie in de Cloud op te staan. Maar wist je dat je juist de veiligheid van informatie verhoogt? De online omgeving waarin je werkt, is immers goed afgeschermd voor de buitenwereld. Alle data worden opgeslagen in een beveiligd datacenter waar meerdere Cloudservers draaien.
Je hoeft niet bang te zijn voor diefstal of een kapotte computer. Ga maar na: bij een gestolen laptop heeft de dief je inloggegevens nodig om je documenten te openen en als je een nieuwe computer nodig hebt, hoef je je slechts één keer in te loggen om je documenten te openen.
Door processen te automatiseren en digitaliseren waarborg je de kwaliteit en snelheid van gegevensverwerking. Je verkleint de kans aanzienlijk op blijvende reputatieschade, bijvoorbeeld door foutief menselijk handelen. Ook realiseer je transparantie, die binnen de organisatie biedt de mogelijkheid om fouten sneller te op te sporen en te verhelpen.
Door papierloos te werken, red je bomen. Wist je dat één boomstam van ongeveer tien meter hoog goed is voor zo’n 8.000 velletjes A4-papier? Dat zijn zo’n 16 pakken van 500 vellen! Als je weet hoeveel papier je verbruikt op kantoor, dan kun je ook in kaart brengen hoeveel bomen er gekapt zijn.
Enthousiast geworden en zie je het zitten om volledig papierloos te werken? Dan delen wij alvast 4 tips om volledig papierloos te werken.
Zoals we al eerder aangaven, richt je bedrijfsprocessen efficiënter in door deze te digitaliseren. Maar daarvoor moet je allereerst alle bedrijfsprocessen in kaart brengen. Van het opmaken van offertes/facturen en het voorbereiden van vergaderingen tot het documenteren van belangrijke informatie.
Alleen dan zie je waar kansen liggen om processen beter in te richten en kun je jezelf de vraag stellen: heb ik hiervoor papier nodig en zo ja, kan het ook anders?
Werken in the cloud maakt werknemers flexibel, vrij én mobiel. Met Microsoft 365 heb je altijd toegang tot alle programma’s, bestanden en documenten. Waar en wanneer je ook bent.
Documenten printen om te delen met collega’s? Ook dat behoort tot het verleden. Je werkt namelijk optimaal samen in teams. Hierdoor kun je tegelijkertijd werken in hetzelfde document en op afstand met elkaar vergaderen.
Enkele tools waar je binnen Microsoft 365 gebruik van kunt maken, zijn:
Niet alleen flexibiliteit, maar ook veiligheid staat centraal bij Microsoft 365. Het security & compliance beleid verzekert jou een geborgen veiligheid van je data. De data worden opgeslagen op servers in Europa waarbij de Europese privacy en veiligheidsregels van toepassing zijn.
Je hebt overigens geen omkijken meer naar systemen en software, want dat doet je Cloud leverancier.
Een papierloze toekomst begint met een duik in het verleden. Je moet immers alle belangrijke documenten een nieuwe digitale plek geven binnen de organisatie.
Ja, dit is een grote stap die uiteraard afhangt van de hoeveelheid belangrijke documenten. Het is een kwestie van verzamelen, inscannen en (online) ordenen. C’est tout!
Niets is zo frustrerend als een vergaderruimte waar de aansluiting van jouw laptop op het presentatiescherm niet vlekkeloos verloopt.
Maar stel je eens voor… Je loopt de vergaderruimte in, zet je laptop neer en maakt met één druk op de knop verbinding met het presentatiescherm of touchscreen. Geen geklungel met kabels of problemen met de verbinding! En aangezien je presentatie staat opgeslagen in de cloud, kun je direct aan de slag.
Met de juiste audiovisuele middelen op het kantoor richt je de ruimte volledig digitaal in. Eén van deze middelen is de Plug and Present van Neets. Je regelt licht en geluid vanaf een centraal punt en sluit jouw device aan op het presentatiescherm. Niet alleen fijn voor jezelf, maar het oogt ook professioneel naar (potentiële) klanten!